Assistant Administratif – Support HSE & Facility Management H/F chez Gif-sur-Yvette, Essonne

Assistant Administratif – Support HSE & Facility Management H/F

Gi Group Consulting, filiale de GiGroup Holding, est une société de prestation de services intellectuels dans les Life Sciences. Nous dédions notre savoir-faire auprès nos clients : Groupes Pharmaceutiques, CROs et Biotechnologies.

Nous recherchons un(e) Assistant administratif – Support HSE & Facility Management H/F pour une mission au sein d’un prestigieux groupe pharmaceutique à partir de septembre 2026. Notre client est un laboratoire pharmaceutique international qui s’engage pour le progrès thérapeutique au bénéfice des patients, en collaboration avec les professionnels de santé. Sa croissance repose sur une recherche constante d’innovation dans de multiples aires thérapeutiques.

Au sein du site Management et en collaboration avec les équipes HSE et Facility Management, nous recherchons un(e) Assistant administratif – Support HSE & Facility Management H/F afin de renforcer le support administratif, durant le pic d’activité prévu de septembre à décembre. Celui-ci est notamment lié au renouvellement annuel des plans de prévention, documents préparés en amont des interventions sur site, ainsi qu’au déploiement des nouveaux outils COUPA et HR Registration.

Principales responsabilités :

Support administratif pour les plans de prévention

• Préparer, mettre à jour et suivre les plans de prévention en lien avec les équipes HSE.
• Assurer la mise en signature (interne / externe) et le suivi des documents.
• Garantir la conformité documentaire avant interventions sur site.

Gestion des inscriptions aux formations des intervenants extérieurs

• Réaliser les inscriptions sur la plateforme externe dédiée.
• Suivre les formations obligatoires des entreprises extérieures et superviseurs.
• Assurer la bonne transmission des informations aux équipes concernées.

Support administratif pour les visas de la Recherche (HR Registration)

• Saisir et mettre à jour les demandes dans HR Registration.
• Vérifier la complétude des informations et assurer la coordination avec les équipes internes.
• Contribuer au respect des processus internes liés aux accès et autorisations.

Compétences techniques

• Maîtrise des outils informatiques : Excel, Outlook, SharePoint.
• Aisance dans l’utilisation de plateformes externes et outils digitaux.
• Capacité à suivre des processus administratifs structurés.

Livrables attendus

• Rapport d’activités bi‑mensuel, incluant :
• avancement des plans de prévention,
• suivi des inscriptions aux formations,
• état des demandes HR Registration,
• points d’alerte et actions correctives éventuelles.

Profil attendu :

• Proactivité et forte autonomie dans la gestion des tâches.
• Orientation résultats et sens de la qualité.
• Excellentes compétences relationnelles et organisationnelles.
• Travail en équipe, coordination avec plusieurs interlocuteurs.
• Français obligatoire, écrit et parlé.
• Expérience minimum 5 ans dans le domaine pharmaceutique
• Niveau BTS